Инструкция по приему работника на работу в организацию (ООО, АО)

I. Получение от потенциального работника заявления о приеме на работу.

Заявление о приеме на работу не является обязательным документом. В случае наличия регистрируется в журнале входящих документов.

II. Медицинского обследования работника при приеме на работу.

Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Трудовым Кодексом РФ и иными федеральными законами. Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н у.

III. Ознакомление работника со штатными обязанностями и нормативными документами организации.

В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса РФ работодатель должен ознакомить нового работника с его должностной инструкцией, с правилами внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности, а так же с иными нормативными документами, которые связаны с трудовой деятельностью данного работника. Штатное расписание имеет унифицированную форму № Т-3.

IV. Заключение с новым работником трудового договора, а также при наличии оснований договора о материальной ответственности.

Трудовой договор с работником оформляется в письменной форме, двух экземплярах. Один экземпляр договора трудового в обязательном порядке передается работнику, другой хранится у работодателя.

V. Издание приказа (распоряжения) о приеме нового работника на работу.

Приказ о приеме работника оформляется по унифицированной форме № Т-1. Номер приказа заносится в журнал регистрации приказов. Приказ работодателя о приеме работника на работу выдается работнику под роспись в течение трех дней с даты составления приказа.

VI. Внесение записи о приеме работника в трудовую книжку.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки работников, которые проработали у него более пяти дней, если данная работа для него является основным местом работы. Если помимо основной работы, работник трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка. Информация о трудовых книжках учитывается в книге учета движения трудовых книжек.

VII. Оформление личного дела работника.

Примерный перечень документов личного дела работника:

Заявление работника о приеме на работу.
Приказ о приеме работника (Форма № Т-1). Приказ может храниться в папке приказов организации.
Личная карточка работника по (Форма № Т-2).
Трудовой договор с работником (может храниться в папке договоров организации).
Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, в том числе перечень сведений составляющих коммерческую тайну организации.
Трудовая книжка (кроме совместителей и впервые поступающих на работу).
Справка о доходе (заработной плате) 2-НДФЛ с предыдущего места работы (кроме впервые поступающих на работу).
Копия паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет, заграничный паспорт для граждан России, постоянно проживающих за ее территорией.
Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС) (кроме впервые поступающих на работу и ранее не получавших свидетельство СНИЛС).
Копия свидетельства ИНН (при наличии).
Копия военного билета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки).
Копия справки о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, например педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).